Asistente Administrativo

Ubicación: Puerto Rico
‍Modalidad: Presencial
‍Tipo de posición: Tiempo parcial
‍Tipo de contratación: Temporera — contrato de tres (3) meses
‍Área: Administración / Archivo General

Sobre PROSOL UTIER

PROSOL UTIER es una organización comprometida con fortalecer, mantener y transformar las condiciones de trabajo, económicas y sociales de los trabajadores y trabajadoras en Puerto Rico.

Resumen del puesto

PROSOL UTIER está en búsqueda de una persona organizada, responsable y orientada al detalle para apoyar labores administrativas y de manejo de documentos durante un periodo temporero de tres (3) meses.

La persona seleccionada brindará apoyo en la organización, clasificación, digitalización y mantenimiento de documentos físicos y electrónicos, además de colaborar con otras tareas administrativas necesarias para mantener la información y los procesos internos de manera ordenada, accesible y eficiente.

Esta posición requiere discreción, buen manejo de información confidencial, capacidad para seguir procesos establecidos y disposición para trabajar de forma autónoma en tareas que requieren precisión y consistencia.

Responsabilidades principales

La persona seleccionada tendrá, entre otras, las siguientes responsabilidades:

• Organizar, clasificar y mantener documentación física y electrónica.
• Revisar documentación e identificar archivos que deban conservarse, digitalizarse, reorganizarse o separarse.
• Identificar documentos duplicados, incompletos o que requieran revisión adicional.
• Escanear y digitalizar documentos físicos.
• Nombrar, clasificar y almacenar archivos digitales siguiendo la estructura establecida por PROSOL UTIER.
• Verificar que los documentos digitalizados sean legibles, estén completos y hayan sido archivados correctamente.
• Organizar carpetas y archivos físicos de acuerdo con los criterios internos establecidos.
• Apoyar en la preparación, búsqueda y manejo de documentos cuando sean requeridos por el equipo.
• Mantener actualizado un inventario o registro básico de la documentación procesada, cuando aplique.
• Proteger y manejar con confidencialidad la información institucional y cualquier información sensitiva a la que tenga acceso.
• Mantener organizada el área de trabajo y los materiales utilizados durante el proyecto.
• Brindar apoyo en otras tareas administrativas relacionadas con el proyecto o con las necesidades operacionales de la oficina.
• Informar periódicamente el progreso de los trabajos asignados y cualquier situación que requiera atención.

Requisitos

• Cuarto año de escuela superior completado.
• Preferiblemente estudiante universitario, estudiante técnico, recién graduado o persona con experiencia en administración de oficinas, sistemas de oficina, archivo, gestión documental o áreas relacionadas.
• Conocimiento básico o intermedio de computadoras y manejo de archivos y carpetas digitales.
• Manejo de herramientas de oficina como Microsoft Office o Google Workspace.
• Capacidad para utilizar escáner, impresora y otros equipos básicos de oficina.
• Buena capacidad de organización y atención al detalle.
• Capacidad para seguir instrucciones, procesos y sistemas de clasificación establecidos.
• Discreción y buen juicio para el manejo de documentos e información confidencial.
• Responsabilidad, puntualidad y capacidad para trabajar de manera autónoma.
• Disponibilidad para trabajar a tiempo parcial durante un periodo de tres (3) meses.

Competencias deseadas

• Experiencia previa en tareas administrativas, archivo, entrada de datos o manejo de documentos.
• Facilidad para trabajar con un volumen considerable de documentos y realizar tareas que requieren precisión y consistencia.
• Buen criterio para identificar documentación duplicada, incompleta o que requiera revisión.
• Organización y manejo efectivo del tiempo.
• Comunicación clara y profesional.
• Iniciativa para identificar oportunidades de organización y mejora dentro de las tareas asignadas.

Condiciones de la posición

• Jornada: Tiempo parcial.
• Duración: Contrato temporero de tres (3) meses.
• Horario: A coordinar de acuerdo con las necesidades operacionales de PROSOL UTIER y la disponibilidad de la persona seleccionada.
• Lugar de trabajo: Puerto Rico; la naturaleza de las tareas requiere trabajo presencial para el manejo de documentación física y equipos de oficina.
• Compensación: Será discutida durante el proceso de selección y estará sujeta a las disposiciones laborales aplicables en Puerto Rico.

Supervisión

La persona seleccionada reportará a la persona designada por PROSOL UTIER para supervisar las funciones administrativas y el proyecto de organización documental. Recibirá instrucciones sobre prioridades, criterios de clasificación, manejo de archivos y otros procedimientos internos aplicables.

Resultados esperados

Al finalizar el periodo de contratación se espera haber logrado, según las prioridades establecidas por PROSOL UTIER:

• Documentación física organizada y clasificada.
• Carpetas y archivos digitales estructurados de manera consistente.
• Documentos requeridos debidamente digitalizados y almacenados.
• Archivos nombrados conforme al sistema establecido.
• Inventarios o registros básicos actualizados, cuando aplique.
• Un sistema de archivo más organizado, accesible y fácil de mantener.

Naturaleza de la contratación

Esta oportunidad corresponde a una contratación temporera por un periodo de tres (3) meses y a tiempo parcial. La contratación no implica una expectativa automática de permanencia una vez concluido el término acordado, salvo que posteriormente PROSOL UTIER y la persona seleccionada lleguen a un acuerdo distinto.